精華文章知識管理常見工具與方法

<span style=" display: block; font-size: 0.8em; font-weight: 100; color: #A5A3A3;">精華文章</span>知識管理常見工具與方法

想要推動知識管理專案的企業,必須依自身面臨的知識管理問題,善加利用各種知識管理工具與方法。有些是IT面的工具與方法,有些則是制度面的工具與方法。以下介紹三種常見的知識管理工具:

 

  • 知識地圖:

    尋找和管理知識來源,了解組織本身與產業整體間的策略定位。所謂的知識地圖,或稱知識分布圖,是經由專家所整理的一種知識索引。透過對本身以及競爭者評估,將組織策略做一定調整,為組織帶來競爭優勢。Davenport & Prusak(1998)指出,「知識地圖,不管它是否真的是張地圖、知識黃頁簿或是精心建立的資料庫,都只是告訴人們知識的所在位置,並不包含其中內容。」所以可以知道,知識地圖是一種工具,可以幫助使用者在需要專業知識時,在短時間內找到所需知識的來源(GartnerGroup)。

     

    GartnerGroup將知識地圖分成三種:

    • 概念性知識地圖:由一些主題或概念組成,用以表達知識和外顯知識來源間之關係。
    • 流程知識地圖:由一連串活動所組成,比如說公司某部門職務流程。其知識組成包含陳述型知識(外顯知識)和行為型知識(內隱知識)。
    • 能力知識地圖:用來表達人與知識之間的關係,例如人有哪些知識等。

 

  •  知識庫:

    儲存知識內容。知識庫(Knowledge Base)是儲存各種對企業有意義的顯性知識內容的集合處,並且經過有系統的整理與分類。儲存的型態可以很多元,包含檔案、資料庫、圖片、影音檔…均可以是儲存在知識庫中的內容。過往整理得井然有序的檔案櫃可視為知識庫,現在則有多種IT系統可用以完成知識庫的建置。

     

    知識庫有以下幾點益處:

    • 使資訊和知識有序化,是知識庫對組織的首要貢獻
    • 加快知識和資訊的流動,有利於知識共享與交流
    • 有利於實現組織的協作與溝通
    • 幫助企業實現對客戶知識的有效管理

 

  • 知識社群:

    運用知識及創造新知識價值的主體。知識社群是指員工組成的知識分享團體,其凝聚的力量是人與人之間的交情及信任,或是共同的興趣,而不在正式的任務與職責。社群成員可自行決定是否要積極參與活動,因為大家加入的理由,是樂於分享經驗和知識,互相教導和學習,並從中得到相互肯定和尊重。

     

    知識社群的構成:完整的知識社群應該要包括實體知識社群跟虛擬知識社群兩部分。

     

    1. 實體知識社群

    通常是藉由公司的人力資源活動、定期舉辦的讀書會、知識講座、知識評鑒、專家演講、教育訓練等,以實際運作的過程來進行知識分享。而成員更可以藉由面對面的接觸、直接的交談或交流,在第一時間得到實質的回饋、響應。

     

    2. 虛擬知識社群

    虛擬知識社群則是透過網路社群互動平台,及個人化的使用介面,讓成員彼此能在討論區、專欄區、留言版、文件區等,提供文件與想法,並和志同道合的同伴,針對共同的興趣或主題,遠程進行交流。虛擬知識社群可以讓組織培養團隊學習的文化,並透過團隊學習,讓員工彼此不斷地強化知識分享的流通渠道,可以在最短時間累積出充沛的知識能量,透過知識社群的經營,可以將其它非文件式的知識具體呈現。

    知識社群的價值是讓經營者與企業員工能夠透過實體或虛擬的互動機制,成為知識經營者與知識工作者。同時,也讓企業早日導向智能型企業與學習型組織。另外,結合知識社群跟企業智庫,可進一步協助企業創造、儲存、分享與更新知識,進而發揮知識分享與再使用的企業價值。

 

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