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隨著「我的E政府」與公文電子化的推行，學校組織、公家機關的內部資訊，多改以數位的方式儲存。因此，完善地儲存、保管組織內部各式數位資料、採用搜尋工具，以更正確、完整、方便的方式，有效分享、利用內外部資訊，提昇工作績效與決策速度，是各組織迫切需要達成的目標。