一般而言，可以藉由軟性的溝通與硬性的規定來處理。在軟性的溝通上，需要持續對員工說明知識管理專案推動的正面積極意義：在面對競爭日益嚴峻的時代，唯有打開心胸作知識交流與分享，才能協助公司與個人的知識都能持續成長，以維持競爭力。這樣的溝通是持續要進行的，包括主管的不時叮嚀，內部電子報的溝通、文章分享，抑或找外部的顧問或專家進行演講分享…等。同時也可藉由辦一些小比賽來增進知識分享的氣氛，讓整個公司逐步培養出知識分享的環境與文化。但這樣的努力並無法讓所有的員工都加入知識管理的行列中，少則4成，多則8成，必然還有一大群不會因為軟性訴求而主動作知識分享。此時，一些硬性的方法就需要逐步登場。硬性的方法中，除了主管的規定、全面的知識盤點之外，最有效的方法，就是將知識管理的產出成果與個人績效掛勾。

從目標設定與衡量結果開始

管理學上有句名言：「你若不知如何衡量，你就無法管理」。對於績效的考核正是如此。從你最後要衡量的產出、要達成的成果出發，去思考設計想要衡量的關鍵績效指標（KPI）為何。無論公司導入何種管理制度，最後都應該要能從公司的整體目標拆解到主管的個人目標以及員工的個人目標，再以定期（月、季、半年、一年）或不定期的方式來檢視目標的達成狀況，做出改善與修正。所以每個人都應該會有一組目標與KPI，作為個人績效考核的基準。

因此，要將知識管理的成果與績效考核結合，就是設定一個與公司目標方向相符的知識管理目標及其衡量方式，再拆解成各主管的目標與個人的目標及對應的衡量方式。常見的知識管理KPI有：發表知識文件數、閱讀知識文件數、回答他人問題次數、發表討論文章數…等與「量」相關的指標。隨著量的推廣已漸趨成熟後，即可開始加入品質要求的KPI，如：評價最高的知識文件數、可設定為知識典範文件數、可整理成系統性知識 / 關聯性知識的文件、被推薦為特定領域的專家…等。

另外，平衡計分卡的四大構面是一個不錯的思考分類架構，可讓我們進一步思考KPI的組成。平衡計分卡將KPI分為四大構面，分別是財務構面、客戶構面、內部流程構面與學習成長構面。而知識管理的推動，與學習成長構面關聯性最高，內部流程次之，客戶構面再次之，財務構面關聯性最低。因此我們在設定公司、主管與員工個人的平衡計分卡時，可在學習成長構面中即可納入與知識管理相關的KPI，如此可更清處瞭解到知識管理的推動對整體組織績效的改進之關聯性為何，讓知識管理的推動可緊貼於整體公司的策略方向。

知識管理的KPI選擇無須過多，只要一個到兩個，與當時公司想要推行的重點目標可以相連結即可。而知識管理的KPI與其他個人績效的KPI之間的比重也需恰當，畢竟知識管理是偏向輔助性、長期性的管理活動，因此佔整體績效的百分比以不超過30%為宜。但也不宜過低，以免變得無關痛癢，成了員工自動忽略的目標。經過層層目標的連結與要求，搭配績效制度的運作與知識分享文化的塑造，以及主管的確實要求與執行，相信知識管理就能有效地融入員工的日常工作之中了。

企業有太多的重要紙本文件，必須存放在一定面積的廠房、倉庫中 → 這些空間應該用於生產，而非僅是倉儲！
企業的紙本文件堆積如山，需要調閱時，必須花費大量的時間進行查詢 → 時間就是金錢，冗長的查詢時間浪費的不只是時間，還有企業的產值！
在保存原稿的前提下，許多企業紙本文件需要大量複製後才能閱讀 → 產出複本文件需要耗費額外費用，還連帶加重公司處理垃圾的成本與造成環保疑慮。
企業的核心知識只使用紙本方式儲存 → 紙本文件保存困難，天災（如火災、紙本受潮等）、人禍（競爭對手竊取、儲存失當）卻層出不窮，企業多年的苦心經營分分鐘可能因為保管不善而損失慘重！

為了解決上述問題，將紙本文件電子化，無疑是目前可見的最佳解決方案。但隨之而起的困難在於，企業還是得先支付大筆金額，聘請工讀生將文件內容輸入電腦。雖然可採用OCR的技術來減少打字的成本，但仍需要人工進行校稿，同樣費時、費力且花錢。

eKM4.5平台站在有效保存企業競爭力的出發點上，為滿足許多客戶的切身需求，規劃出[紙本／電子 2 eKM模組]，提供紙本知識的有效解決方案。紙本文件可透過MFP或任何將文件轉為PDF、TIF、BMP、JPG的方式，再存放於eKM中，便可自動進行OCR與建立全文檢索索引的動作。結合龍捲風的強大搜尋容錯技術，既使企業不加派人手進行打字、校稿，使用者亦能在eKM平台上輕鬆透過全文檢索的方式查找到想要的紙本知識物件。

只要紙本變圖檔，既使不校正也能找得到！搭配eKM4.5原先的多項模組，紙本文件在此平台中可有效進行知識儲存、分享、再利用及安全控管等等。

eKM4.5[紙本／電子 2 eKM模組]可為企業有效保留／節省以下資源／成本：

• 紙本存放空間 → 耗費設備費用 >> [ 紙本／電子 2 eKM模組 ] 大幅減少儲存紙本文件的需求與空間，更多企業空間可用於生產活動
• 紙本調閱時間 → 耗費員工工時 >> [ 紙本／電子 2 eKM模組 ] 讓文件調閱省時不費力，員工可從事更多生產工作
• 紙本複製費用 → 耗費紙張費用 >> [ 紙本／電子 2 eKM模組 ] 可省卻紙本複製所需的碳粉、紙張成本
• 人工建檔 → 耗費人力成本 >> [ 紙本／電子 2 eKM模組 ] 可節省此人力成本，自動化建置更快更好
• 核心知識遭破壞 → 企業心血付之一炬 >> [ 紙本／電子 2 eKM模組 ] 可有效減少此風險，企業資產更有保障

研討會中，意藍除了為來賓介紹eKM 4.5的強悍功能與簡易操作介面外，也與大家分享了在科技業與製造業的應用實務分享；翰文企業管理則以本身做知識管理的專案經驗與大家交流；而英丰寶資訊則介紹了其個人化、協同專案管理系統U.PM。除了研討議程之外，意藍科技也利用中場時間，以實機操作的方式讓來賓可以直接體驗eKM 4.5 的強大功能與人性化介面。

研討會在滿場來賓的熱烈互動之中落幕，意藍科技深深的認為，技術的發展與產品的開發一定要兼顧到雙贏，除了開發廠商要能賺錢之外，也要讓購買者覺得值回票價、讓使用者覺得對工作真正產生幫助。透過此次與英丰寶的合作，我們確認這樣子的發展方向是受到企業群眾肯定的，我們也將在知識管理的領域上繼續努力。

以下是這次活動的照片分享！～