KM案例研究 - 光友集團

個案背景

光友股份有限公司正式成立於1987年，與東元電機的原投資公司 -- 光元股份有限公司同出一源。目前光友集團旗下共有十多家公司，分別從事電子零件代理及設計、生產，分佈在亞洲各區域，包括台北、高雄、東京、香港、上海、深圳、新加坡、馬來西亞等地。光友集團的業務以電子零件代理為主，十分重視情報資訊的收集及快速回應，是代理及通路服務業的典型代表。預計今年旗下子公司共有光倫、光菱、旭展等三家將會上市上櫃。 目前光友集團內的資訊應用集中於e-Mail往來。由於公司整體策略的考量，並未設有專職的MIS人員，所以在規劃新資訊系統時的最大考量是空間、設備、及管理人力。在意藍科技於敦緯數位合作推出ASP模式的知識管理解決方案後，提供主機代管、網路頻寬管理，及整體的知識管理解決方案，正好切中光友集團的需求，很快地採用這樣的ASP方案，在2001年11月開始導入意藍科技的eKM1.0。 此次接受意藍科技訪談的光友集團知識管理推動團隊的成員為：總經理特別助理張立杰先生、經理顏郁文先生、副理林端皇先生、郝政義先生。我們迫不及待地想與各位分享光友集團的寶貴經驗，對於以業務、服務為主的企業，以及企圖在公司內導入知識管理系統的經理人，這將是一次實用的經驗分享。以下是意藍科技與他們的訪談內容。

Q1. 光友集團建置KM的起源為何？希望達成的目標與成果？
A:以整個電子產業的趨勢來講，E- Commerce, Supply Chain等等的應用已經很廣泛，這些系統的目的都是在於加強上下游廠商的溝通，通路商的生存逐漸受到威脅。再加上許多製造廠商已經將生產中心移到中國大陸，拉長了實體通路及整體週期，居中的電子零件代理商必須背負更大的風險與成本。

因此光友希望在整個供應鍊扮演的角色上，能更突顯『通路商』的價值，而這個重要價值就是：情報掌握。例如日本製造原廠必須依賴我們提供市場資訊、協助其判斷市場狀況，所以推行KM、強化情報掌握，對我們來講是一件重要的事。

光友集團中的公司分別在不同區域負責電子零件代理，代理日系零件，在上下游廠商間居中談判、協調。設立KM系統的目的即在收集、分享情報，無論是對外的市場資訊、或是內部的經驗與觀察，情報若可以更有效率地相互分享、流通，集合來自不同區域的消息，則可以發揮更大的效益。

Q2. KM的確是一個短期之內效益無法立即顯現的系統，在這個不景氣的時候，很多企業主並不會花錢去投資這種系統。為何光友仍會如此堅定地執行KM專案呢？
A： 前面提到過，為了突顯通路商的價值，我們認為必須改變情報流通方式。以集團過去的狀況來講，各公司之間的聯絡並無正式的溝通管道，主要透過光友這個控股公司居中協調，或是各分公司之間的電話聯絡。 買賣業和製造業並不相同，組織內不會屯積大量、現成的技術文件。即使是在業務往來上所產生的各種文件，也因為產業大環境的關係，變動快、可用價值短，所以希望情報交流更有效率。

以業務、銷售、市場狀況為主的資訊，如果能有效率地共享，對於集團下的各公司業務會有相當大的助益。

Q3. 提供KM解決方案的廠商眾多，為何要選擇意藍科技？
A： 在開始計畫導入KM時，就開始survey市場上的相關產品，最後選擇意藍科技，有幾個原因。
第一，意藍科技提供的solution 是pure JAVA-based，我們考慮到它的開放性較好、是一個open architecture，將來逐步推廣之後，其它公司採用、和其它系統接合、整合方面，須要這樣開放性良好的系統。

意藍過去服務客戶的經驗也十分讓人安心，參考客戶包括台積電、中華汽車等大型企業，口碑及聲譽良好。

後來參加研討會，聽到意藍科技董事長楊立偉先生說明這套產品的設計理念，我們十分認同意藍對知識管理的想法，認為「群組分享」到「知識管理」、由日常工作著手進行KM，這樣的概念十分符合光友的需求。

到了意藍和敦緯合作推出ASP 方案的時候，正好切合我們對於預算、空間、管理人員的考量，進入障礙低，因此迅速導入。


Q4. 此次KM專案的內部人員編製為何？
A： 公司內並無專職MIS人員進行系統規劃、管理。最早由公司的光友公司總經理特別助理張立杰先生負責提出報告及專案須求。
推行至今，目前沒有專職的KM組織，而由光友公司的高層開始逐步推動，收集情報。系統管理方面，則由郝政義先生負責。
在使用人員方面，因為機密及安全的考量，所以考慮限制某範圍的人員使用，現在先由經理人員開始推行，未來再進行擴增。

Q5. 推廣的過程？內部的推廣方式為何？
A： 目前仍處於內部推動的初期階段，相較於其它公司的經驗，我們仍有很長的路要走。到目前為止，我們的推動計劃如下：
· 由日常作業建立使用習慣：由日常工作開始，例如行事曆、公司公告等和日常工作相關的操作，先轉移到KM系統上。

· 逐步取代書面文件及email聯絡：過去在公司和公司之間的的公文往來，或是其它溝通聯絡事項，可以轉移到KM系統上，逐步取代書面文件，或是email往來。因為用email傳遞訊息並不十分安全，會被攔截、私下任意轉寄、或帶有病毒。而在KM系統上有權限控管及紀錄，可以統一控管經驗及知識。

· 分責收集情報，集中交換：而在情報收集部份，依照各公司的業務內容及負責區域，找出專長負責的部份，收集不同的情報，再進行交換。甚至訂出使用流程，讓情報交流有正式、組織化的管道。

· 檢討與調整：之後仍會定期開會交換經驗、隨時修正執行計劃，但因為和過去的使用習慣不同，所以要慢慢調整。公司仍會持續進行教育、溝通、調整。
參考其它公司的經驗，我們也可能對同事提供其它誘因，例如：內部徵才、提供休閒活動聯絡、提供有用的生活資訊等等，甚至是配合管理報表，列入考績。

Q6. 未來的對於KM系統有沒有進一步的計畫及需求？
A： 對於KM的Spec要求主要源自於技術部、總經理室與資訊部。資訊部採取User導向的溝通，歷經一個多月的討論，凝聚出三部門的共識，並進行系統分析，與技術廠商意藍科技作充分溝通。同時也依溝通的結果與Spec要求作出Prototype，進而向高階主管爭取支持 。

Q7.在KM系統使用技術上，是如何進行考量與選擇？
A：目前公司對於KM系統的期望，主要是情報分享，以及由情報轉化為知識的整理，配合公司長程的e化，我們對KM系統的期望如下： · 擴大使用面：目前最短程的計畫是希望更全面性地推廣KM系統的應用、增加上線使用人數。 · 推廣到台灣以外的公司，建立訊息網路：目前設定的使用人員是負責通路代理業務部份的人員，新加坡等其它亞洲地區的公司，未來也會加入使用。 · 整合其它系統，加強權限控管：而以公司整體策略而言，未來會架構VPN，推行XML文件交換等，並和KM系統整合，使系統具有更嚴謹的控管，讓同仁只能透過KM系統進行分享，養成公開資訊的習慣。