設計理念

為了協助企業與知識工作者快速地導入知識管理，eKM系統設計涵蓋了知識管理循環與工作知識流動兩大概念。知識管理循環包含了知識物件的定義、擷取、整合、分享、利用與創新；工作知識流動則強調知識工作者可在日常的工作中，利用親和的介面與標準的作業程序，將工作中的知識儲存在知識管理系統中，成為企業知識資產。

知識管理循環與工作知識流動是eKM系統設計的兩大基礎概念

● 「文件的生命週期」與「知識管理」
不同於其它的企業資產，「文件」並不是一個靜態的物件，具有一定的時效；也非單一個人的工作產出，可能有多位使用者、需要其它人的修改意見、甚至共同編修；會根據現實狀況或其它閱讀者的意見不斷進行修改；在新版文件產生後，舊版文件的留存也有助於未來的查閱、追蹤、稽核，甚至是復原(rollback)。

這也就是「在眾多軟體中以文件管理最接近知識管理的觀念」的原因，由創造(create)、採擷(capture)、組織(organize)、截取(access)、使用(use)等不同階段，讓文件與知識呈現螺旋(spiral)狀成長。

「知識循環」，GartnerGroup, 1999年10月

● 以完整的文件管理，協助企業跨出知識管理的第一步
意藍科技認為文件管理是所有企業邁入知識管理領域重要的第一步，在eKM系統中設計了完整的文件生命週期管理功能。

由文件的發佈開始，以索引卡的方式建立文件摘要資訊，同時存放相關的文件檔案，並能設定開放權限；而閱讀者可以對現行文件進行評分、提供讀者意見、調閱先前的版本進行比對；具有權限的使用者可根據讀者的回饋再進行修改。如此反覆進行後，最終的完整版本可以透過「推薦／審核」的機制，將文件正式納為企業知識的一部份。企業的珍貴知識，能在這樣的程序中逐漸累積、進化，並且確保文件的品質與有效利用。

● 知識社群與專家黃頁，協助企業內部隱性知識的挖掘
利用完整的文件管理機制，除可有效的管理文件或知識外，更可協助資訊的擴散與分享（如文件訂閱、轉寄與讀者意見等）。但是企業內部仍然隱藏了許多潛在的知識在有經驗的同仁腦海中，因此透過知識社群的建立與經營，可以在社群互動的過程中，保留在知識工作者腦海中的專業知識或經驗。而專家黃頁的設計，則讓企業知識的來源 - 「人」，成為一般同仁可以尋找使用的「知識物件」。在遭遇問題時，可以透過專家履歷的資訊快速地詢問正確的人，得到所需的資訊，讓學有專長的知識工作者（專家），貢獻所長，加速知識的流通與企業運作，同時也有助於知識的利用與創新。

● 藉由工作知識流動保存企業流程知識
企業的運作是一連串程序與活動，知識活動與日常作業流程的深度結合，可讓企業內部的知識工作者可以更有效率地工作。

在結合過程中，每個工作者都有需要依循的準則或資訊。利用eKM系統，將文件範本提供給工作者做為參考，並透過知識分類方式，將工作程序以較有階層式的方式擺放，搭配文件審核流程機制，可將企業運作的流程（程序）知識蘊含在系統中。只要每個工作者將自己負責的部份完成，機制與系統自然會協助將整個過程中的知識資產保留下來，而整個運作的過程就是企業運作的流程知識。