過去企業中常見的問題是：文件不斷產生，但是知識和經驗也不斷流失。紙本文件的存放佔據了大量空間，尋找特定文件又費時費力，且重製不易；近年來，改為電子化文件後，雖免去倉儲的壓力，但卻常散落在不同的使用者電腦中，搜尋不易，甚至隨著使用者職務轉移而流失，且檔案版本眾多，難以控管。當文件無法有效儲存、有效查閱時，對公司而言是一種無形卻龐大的浪費。

完善的文件管理功能
「文件管理」的第一步，應該先讓企業原有的文件及日常工作的產出，都能「重覆使用」，將每一篇文件的效用最大化。將企業所有文件統一管理、彈性儲存、智慧搜尋，並且配合個人使用需求進行查閱，是企業邁入知識管理領域的重要第一步。

文件索引卡
每一份文件可同時屬於多個分類，包括主要文件、附件，可以讓使用者自訂文件索引卡欄位，還可以調閱歷史版本。
一名員工接獲主管的指令，要進行一項新專案的規畫，他可以使用搜尋引擎尋找過去相關活動的建檔資料，即使歷來更換了不同的執行者負責計畫，但都可以調閱出這些文件和活動檢討書。參考過去的經驗，立刻就能開始著手規劃這個活動。如果部份文件在當時被設定為「專案成員可閱讀」的機密文件，在機密時效已過之後，其它員工可以透過「申請權限」的自動流程，向負責的主管申請調閱文件。

完成企劃書後，透過主管的審核，這份文件也被標記成「典範文件」，供其它同事參考。就在這樣的循環中，成果不斷累積，成為企業裡最珍貴的資產之一。

一路發展以來，eKM完善的「文件管理」功能頗受使用者的好評，能夠提供不限層數的分類管理兼具分類權限設定功能、結合彈性的權限檢核以及文件索引卡、版本控制、新版本訂閱等設計，亦可依部門、群組角色、文件分類夾設定權限，讓適當的同仁閱讀、轉寄此份文件。

意藍科技將使用者習慣及個人化需求考慮在內，設計了「多重文件查閱模式」。文件具有不同的屬性，包括文件分類、歸屬部門、文件型式等，使用者可以依照個人的閱讀習慣及需求，選擇不同的樹狀結構進行瀏覽，完整閱讀相關文件。

進一步發揮文件的價值
如果文件只是被儲存起來，而沒有人使用，那麼它們的價值仍然等於零；「資訊」並不代表「知識」，而文件列管之後，也不代表這些文件能有效地轉化為知識、發揮價值。

讓組織中知識發揮最大價值的方法，就是「傳佈與分享」，知識必須在組織內不斷流通，才能激發出更多不同的智慧，進一步發展與反饋。為了提升文件的價值，eKM納入「讀者意見」討論區，以及「讀者評分」機制，除了增加知識創作者與其它使用者的互動性、累積不同的看法和補充資料，評分之後的排行榜還能強化個人價值，有助於鼓勵主動分享；而「轉寄」、「推薦」等互相傳遞的功能更能促使組織知識不斷正向成長。