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評估企業知識管理的25項要點
前言
GartnerGroup 為知識管理做了明確的定義：「知識管理為一種透過合作及整合的方法來創造 ( create ) 、採擷 ( capture ) 、組織 ( organize ) 、截取 ( access )、使用(use)企業的資訊資產，這些資產包括資料庫、文件，但最重要的是內隱的專門技術及個別員工的經驗」。『沒有最好的軟體產品，只有最適合企業的軟體產品』。您目前可能正在計劃選購一套知識管理系統，或是準備開始評估企業是否應該導入知識管理系統；無論是哪一種目的，我們都希望以下 25 則評估要點能協助您正確地檢視企業的需求，選擇最適合的應用軟體。
文件管理 Document Management
- 是否具有資料摘要(Metadata)，紀錄資料分類、摘要描述、紀錄來源、定義？
- 是否具有文件版本控制、簽出／簽入 ( checkin / checkout ) 功能？所有歷史版本及修改歷程是否都能保存在系統中，提供查閱？
- 能否紀錄使用者對文件的意見，以便進行修改、更新？
- 文件生命週期的管理是否都能自動化？由發佈、審核、權限設定，一直到文件過期檢查，能結合工作流程工具，自動進行？
安全及權限控管 Security
- 系統是否能設定帳號及階層式群組能，以便在系統中各子系統應用？
- 是否具有優於 file system 的權限控管功能，對於每一份文件可以設定不同的讀、寫、編修權限？並分為群組及個人層級？
知識循環 Knowledge Life Cycle Management
- 除了現有資料的管理之外，能否保存工作中產生的知識？例如群組討論、工作管理等功能？
- 是否提供使用者之間互動的工具？例如意見回饋、評分與建議等，增加使用者參與感？
- 是否能由系統提供的機制中，清楚地得知使用者的參與及貢獻度，並能由使用者回饋、使用頻率中明確地判別知識價值？
支援多種資料來源 Multiple Data Source
- 不同格式的資料是否都能被儲存於系統中，建立一致的索引卡及關聯連結？
- 系統是否能連接遠端資料庫，讓資料來源不限定為同一部主機的檔案系統？
- 能否將相關資料集中存放，以共同的索引卡進行標示？即使檔案的格式不一、來源不一？
資訊檢索 Information Retrival
- 能否對所有的資料進行全文檢索？包括資料庫資料、網頁及各種格式的檔案？
- 是否能設定不同的檢索範圍，針對特定的功能模組、或特定的分類目錄進行查詢？
- 能否針對查詢結果進行更多進階查詢？例如縮小查詢範圍、尋找相關文件等？
系統環境 Development Environment
- 系統是否建構於一個開放的系統平台，不限在特定的作業平台上才能正常運作，並且都保持極佳的效能？
- 系統是否能和其它的應用系統進行整合？必要時，系統供應商是否能提供API，以便進行各種企業應用系統整合？
- 使用者在使用系統時，是否可以隨時隨地存取，不限定在安裝特定程式的電腦？
- 系統是否允許分散管理，對不同的模組分別設定一至多位管理者？
擴充能力 Scalability
- 這個系統的處理能力是否足夠支持公司所有同仁上線？
- 未來隨著公司的發展，使用者規模逐漸增加時，這個系統是否能很容易的擴充、增強處理能力？
- 為了預防系統損毀造成損失，這個系統是否能方便地備份、還原？
- 這個系統是否具有 n-tier 的分散式處理架構？
支援多國語言 Universal Language Support
- 這個系統是否提供兩種以上不同的常見語言操作界面？
- 系統在儲存不同語系的資料時，是否都可以正常運作、沒有問題？
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結語
除了系統面、功能面的評估之外，我們在接下來幾天中將就企業需求評估重點進行深入的討論，協助企業檢視自身對知識管理的實際需求、選購最切合需求的產品。
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