應用導向 vs 技術導向
以「應用導向」思考知識管理的需求
在企業採購知識管理系統時，讓我們一起回過頭來思考：「怎樣才能為公司創造最大的價值？」是採購一套搜尋引擎就足夠？再加上相關文件查詢？管理員工的工作紀錄、智慧財產專利管理？或是為企業全體員工建構一個能分享、能討論的環境，沒有地域和時間的限制？以產品在企業中實際應用程度的面向來看，市面上的知識管理廠商除了群組軟體業者外，另有文件管理、內容管理、企業入門網站、知識地圖、資訊檢索軟體等業者，分別從應用面及技術面切入知識管理市場。
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「知識管理產業 主要業者」
資 策會 MIC 經濟部 ITIS 計畫<2000 年 3 月 > |
資策會MIC的報告中也指出：在眾多軟體中雖然 以文件管理最接近知識管理的觀念，但群組軟體提供分享的機制，剛好可彌補傳統文件管理過於靜態的缺點 ，透過入口網站的平行整合，可以成功地結合這兩種重要的機制；此外，文字挖掘以及知識地圖技術雖然有助於知識的組織與分析，但這些技術無法獨立存在，必須架構在現有的知識管理平台上。在計畫導入知識管理系統時，不能純以「技術」為考慮，更以進一步考慮到實際的應用面、使用者習慣；因此我們建議，無論企業規模的大小，應由完整的文件管理系統及群組協同功能導入，再配合完整的工作平台，逐步加入更多應用系統，以保障系統導入成功。
應用實例
- 背景敘述
在一家中型的出版社中，正職的職員約有八十人，再加上特約的文字編輯、寫作人員，則有上百人的規模。在這種以「文字」為最重要生產元素的組織中，最重要的反而不是文字、檔案的保存（這已經是基本要求！），出版企業中最能持續創造價值的，是每次出版企劃中的創意、構思，以及計畫執行中所產生的各種經驗。
- 「應用導向思考」vs「技術導向思考」
由於現有的資料量已經非常多，在選購知識管理產品時，如果以技術面切入，則十分適用知識檢索及知識地圖技術；但回歸到公司實際的作業流程來看，則同仁日常作業集中於「檔案保存、修訂」、「特定類別文件瀏覽」、「檔案調閱」，或是「企劃案執行」、「同仁經驗交流」，所以最切合出版業作業流程的知識管理系統應該由「文件管理」及「協同合作」著手。
- 「應用導向思考」-- 知識管理系統的規劃方式
在文件中心的分類架構建立時，可以依圖書分類規則設定，例如：「文學>>小說類>>文學小說>>美洲」，或是「行銷企管>>生涯規畫>>創業」。另外設定文件類型時，可以設定：「作／譯者基本資料」、「出版計畫」、「銷售報告」、「封面設計」、「原始稿件」、「改版說明」等。如此將可利用「圖書分類規則」與「文件類型」兩種瀏覽模式檢視所需資料。舉例來說，在進行某本書的封面設計時，可以在該書的索引卡上，上載畫稿及相關的文字說明檔案，無論是畫稿或是文字稿進行修正時，可以透過「版本控制」的功能對同一份索引卡進行更新，並保留所有修改紀錄，將來一切歷程都有跡可循。配合將來搜尋時，不僅可以採用搜尋引擎直接進行全文檢索，也可以選擇「封面設計」的文件類別，或是在「行銷企管>>生涯規畫>>創業」類別下找到這一本書。除了靜態的文字檔案之外，透過即時的「群組討論」、「訊息傳送」、「行事曆工作安排」等機制，可以大大增加腦力激盪與經驗傳承的機會。每次的出版計畫擬定之後，可以在行事曆中建立一組「出版計畫時程」，並與個人行事曆一併顯示；在群組討論中的「印刷接洽」中與其它有經驗的同事進行討論，掌握印刷廠的報價、工時估算資訊；透過「工作委辦」向其它同事情求支援，並隨時update「交辦意見」。與其面對冷冰冰的文字敘述，與其它同仁間的互動、討論，才是出版社「應用」的重點，無疑地更能達到「Know-how 分享」、創造價值的目的。
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