活化文件管理，不斷累積智慧資本

除了搜尋現有文件，進一步做到「累積」與「成長」
傳統的文件檔案管理上大致上有以下的問題：1. 分類、搜索及管理困難
2. 文件重覆建立，版本無法統一
3. 無法有效管理各類型文件
4. 文件控管不易，安全性低、文件分散，導致讀取錯誤資訊
5. 文件版本更新無歷史記錄因此大部份企業多將『文件管理』認為是『知識管理』的最重要部份。
因此大部份企業多將『文件管理』認為是『知識管理』的最重要部份。

『企業對知識管理的認知』， 資策會MIC 經濟部專案，2001年2月

而將文件電子化之後系統管理，大致上可以解決分類、搜索方面的問題。但如果在選擇軟體產品時只考慮到『檢索與尋找』的功能，則版本管理、權限管理等問題，仍將發生在企業中，文件的累積都無法善加處理，更遑論知識的轉化與成長了。

『活』的知識管理
在文件發佈後，經過一段時間的發展，可能在技術面或市場環境面已經有所改變，因此文件必須跟隨著現實狀況進行適當的修改，甚至負責的人員也已經不同。參考各世界級大廠的文件管理、內容管理解決方案，它們都一致地將『版本控制』列為最重點功能，因為文件的改版修訂在企業內時常發生，要能有效的保存、方便地查閱，甚至在編修時的簽出／簽入(check in/ check out)控制更是十分重要，可以避免同仁間同時修改同一份文件，而造成版本分歧、無法重覆利用的問題。企業建立文件，目的除了企業的永續經營、有制度地進行日常作業之外，最重要的功能之一，還包括『凝聚共識』與『經驗傳承』。將眾人的想法與共識具體化，以書面的方式保存，並且確認彼此之間並無誤解。這項功能在團隊合作的時代更為重要。為每一份文件提供『讀者意見』欄位因此成為『文件管理』軟體必要的功能之一，以便達成意見收集、整合想法、通過檢查，讓文件在修訂的過程中成為一份同仁間共同認可、確認可行有效的『成品』。

應用實例
在高科技的電子公司中，文件管理的應用相當廣泛，無論是小型、以設計為重心的公司，或是較大型，設有市場、研發、人事管理等各部門的企業，都十分重要。

1. 研發與生產部門
在研發的過程中，時時須要將技術發展的過程文件化，甚至公告出來讓其它同仁、主管進行檢討、建議，再根據這些回饋意見進行修改。在文件中心裡，可以設定一個專用的文件分類為『設計文件』，專門存放這類的設計文件，所有的同仁可以在這個目錄下找到所有正在進行中的設計文件，提供意見。達成最後確定的文件後，可以將文件重新規類到『設計定稿』的分類中，再透過『推薦／審核』機制，讓這份文件留存成為企業知識。而將來在技術不斷進步、須要對舊有的產品設計或生產規劃進行修改時，可以以舊有交件為基礎進行修改，重新進入『設計文件』類別。過去文件所有修改的歷程都可以方便地調閱、在參考過去曾經修改過的部份、其它同仁提出的意見後，可以避免再發生相同的問題、大幅縮短重新開發的時間。

2. 人事行政等管理部門
人事部門在文件中心建立了『教育訓練』的文件分類，並在之下分門別類地建立了『新進員工教育』、『專案管理技巧』、『設計及市場開發訓練』等不同的目錄。以『新進員工教育』為例，人事部門將設計好的訓練文章放入目錄中，將來新進同仁可以直接進入閱讀所有必須學習的知識，並且在讀者意見欄位留下心得或其它想法。將來這些訓練文章須要進行修改時，人事部門可以直接進行改版，對新進員工而言，在目錄下的文件列表只會閱讀到最新版本的文件，可以方便查閱及瀏覽，不會被舊版、過時文件所混淆。如此一來，可以減少人力資源管理的成本及管理時間，並且能快速地將現有的知識傳遞給新進同仁，加速學習及適應。