員工樂於使用的知識管理系統

重視員工的溝通與交流
即使我們在前一篇文章中強調文件管理的重要性，但知識管理與傳統的文件管理仍有很大的不同；其中最大的不同在於文件管理強調的是「知識資產的保存」，但知識管理最終的目標是「希望藉由知識的流動以減少犯錯，進而創造新知」，因此一個完整的知識管理系統應該是一個強調溝通與分享的平台。 除了靜態的文件存放與查詢、閱讀之外，也應注重員工之間的即時工作處理、直接詢問與意見交換，如此更能立即改善工作流程、縮短試誤過程。

充份結合「工作」與「知識」的環境
在推導知識管理系統時，遭遇到最大的問題往往不是系統技術，而是內部員工的使用習慣難以改變。如果知識管理系統無法與日常作業緊密結合，對員工而言只是徒增工作負荷，必須付出額外的時間進行文件的編修與複製，這對企業而言更是一種資源與時間的浪費。

而無法結合「協同工作」與「知識管理」的系統，則往往只能保存企業中的顯性知識，對於知識管理中十分重要的其它隱性知識則付諸闕如；例如：一個專案的管理應如何進行、應涉及哪些步驟及不同的階段、工作時程應如何排定等問題，這些知識隱含在工作程序中，甚至存在於知識工作者身上。

因此在評估一個知識管理系統時，應考慮這個系統是否提供足夠的工具，協助員工進行日常的工作管理，或是能否和員工的協同作業工具進行緊密的結合，以達到「協同工作與知識留存，一次完成」的目的。

應用實例
以民生工業公司中的產品管理部門為例，整個工作團隊規劃、經營、生產一項產品的過程十分值得保存參考。

1. 日常工作中的協同作業
在初步的產品研發完成、並且決定量產上市之後，公司會正式指派產品經理，以完成整個產品上市推廣的專案，並設法與生產線的排程進行協調。產品經理可以查詢生產線排定的行事曆，加上前置作業時間的計算，與生產單位協調出生產作業的時間。

而在上市推廣部份，則在完成專案規劃文件之後，專案經理能透過「待辦事項」的委辦功能，將工作一一指派給團隊中的其他同事；在專案所屬的行事曆中輸入工作時程、設定check point。再利用行事曆召開專案啟動會議，邀請相關工作人員參加，並預訂了會議室及投影機等器材；即使業務人員正在公司外面拜訪客戶，但是透過手機簡訊的通知，也可以立即得知半小時後專案啟動會議的召開，並且開始準備相關資料。

會議順利進行，專案也正式開始運作，並為工作專案建立專屬的意見交流版面，讓專案成員在這裡隨時進行意見交流、回報進度，討論執行上所遭遇的狀況，還可以將這些文章轉寄給同部門的同事參考，邀請其它人加入閱讀及討論的行列。

2. 在系統中留存的知識
專案結束後所產出的正式文件(例如結案檢討報告)或是意見交流討論文章，在經過專案成員的確認無誤後，主管審核通過、集中保存於「企業知識」之中，存放於適當的目錄下，其它同仁可以很快查閱得到。

企業會不斷地推出新產品，都須要經過類似的規劃過程。往後的新專案啟動時，產品經理除了可以參考既定的文件、檔案之外，也可以查閱過去曾建立的專案行事曆，參考其它經理人規劃的時程及進度；甚至透過查詢專案成員及職務，就能得知人力的規劃及分配情況。
回顧專案意見交流版面中的歷史討論，指出某些重要的問題、討論過某些重要的觀點，都可以作為借鏡。
這些在專案進行中才產生的知識，往往無法、或是未曾被文件化，但是在知識管理系統中整合工作環境，可以協助企業保留這些珍貴的資訊。