以整合性知識縮短搜尋時間、提昇工作效率
相對於其它企業應用系統，大多以『應用功能導向』、『任務導向』為出發點，知識管理系統以『主題導向』為出發點。從『應用資料』、『工作文件』轉化成為『企業知識』的過程中，有幾項重要的意義：除了『審核、品質確認』之外，將不同工作中產生的知識歸納入企業知識體系，而更重要的是給予適當的知識分類、標記索引資訊之外，如此一來才能有效重要利用這些重要知識。
資料、資訊不同於『知識』
一般人經常用以互相比較的幾個名詞包括『資料』、『資訊』、『知識』，根據勤業管理顧問公司的定義，『資料』、『資訊』、『知識』、『智慧』的區格如下：
1. 資料： 定性或定量顯示事實
2. 資訊： 有目的整理、傳達意圖
3. 知識： 開創價值的直接材料
4. 智慧： 透過行動、應用來創造價值
資料經過處理、分析後，可以變成有用的資訊，供個人運用；資訊經過審核、分類、摘要後，可以變成有價的知識，並且透過知識擴散的效應傳播至其它使用者；而知識經過行動、驗證後，便可以協助企業變成智慧型企業，這才真正能讓企業創造利潤、降低成本、提高競爭力，產生有形與無形的價值。
經過歸納分類的整合性知識，效用遠大於流水帳式的資料堆棧
歸屬於同一類別下的知識，可能來自於不同時期、不同來源、不同資料型態，例如前一次專案任務的結案報告是一份『文件』、一份關於產品變更設計的『討論串』、上一個月競爭對手產品發表的『新聞』，以及長期以來擔任產品支援工程師的『專家』。因此新來的使用者只須快速檢視這幾份相關知識，馬上可以獲得這方面知識的全貌，甚至透過知識的前後關連啟發新的想法。若是在各應用程式中分散找尋，一則須要花費時間一一瀏覽過濾，使用者也容易被過多枝微末節的資料所淹沒，遺失焦點。
每一份知識都附有一份專屬的『知識索引卡』，記載了知識的來源、摘要、關鍵字，不只是協助使用者快速找到適用的資料，更能快速了解、學習企業內既有的知識，提昇工作效率。
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