企業的文件管理是一項重要的工作，有助於資訊資源的共享、無紙化、分類檢索、安全保密、甚至是使用調閱的權限管理等。文件管理並不只是簡單的儲存、快速的查詢而已，甚至牽涉到更重要的組織運作問題，例如：文件怎樣製作、要怎樣發佈出去，讓相關的人取得、怎樣讓閱讀者充分了解並且適當的使用、怎樣得到閱讀者意見等。

「文件的生命週期」與「知識管理」

不同於其它的企業資產，「文件」並不是一個靜態的物件，具有一定的有效時期；文件也並不是單一個人的工作產出，而可能有多位使用者、須要其它人的修改意見、甚至共同編修；會根據現實狀況或其它閱讀者的意見進行不斷修改；在新版文件產生後，舊版文件的留存也有助於未來的查閱、追蹤、稽核，甚至是復原(rollback)。

這也就是「在眾多軟體中以文件管理最接近知識管理的觀念」的原因，由創造(create)、採擷(capture)、組織(organize)、截取(access)、使用(use)等不同階段，讓文件與知識呈現螺旋(spiral)狀成長。

「知識循環」，GartnerGroup, 1999年10月

以完整的文件管理，協助企業跨出知識管理的第一步
意藍科技認為文件管理是所有企業邁入知識管理領域重要的第一步，在eKM系統中設計了完整的文件生命週期管理功能。
由文件的發佈開始，以索引卡的方式建立文件摘要資訊，同時存放相關的文件檔案，並能設定開放權限；而閱讀者可以對現行文件進行評分、提供讀者意見、調閱先前的版本進行比對；具有權限的使用者可以根據讀者的回饋再進行修改。如此反覆進行後，最終的完整版本可以透過「推薦／審核」的機制，將文件正式納為企業知識的一部份。
企業的珍貴知識，可以在這樣的程序中逐漸累積、進化，並且可以確保文件的品質與有效利用。