知識管理在政府單位的應用價值與實踐挑戰
隨著數位化時代的加速發展，政府組織與各行各業都同樣面臨著數位轉型的重要轉折點；對於公部門而言，AI的導入與應用不僅能夠提升作業效率，更能有效加強公共服務品質、協助應對日益複雜的科技挑戰。而隨著政府內部資料量急劇增加，其對於升級知識管理應用的需求也日益增強，如何引入合適的管理工具、創造知識的最大價值，已成為提升行政效能、實現循證治理智慧化的核心課題。
本期 AI 知識庫亮點
知識管理對政府單位的重要性
為什麼政府單位需要知識管理？
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提升行政效率
透過知識的有效整合與共享，縮短資訊傳遞與行政處理的時間，實現更快速、精準的資源調度。 -
改善決策品質
面對公共政策的制定或緊急事件的處理時，能掌握更即時且全面的資訊基礎，協助決策者迅速做出高品質的判斷與應對。 -
增強政府公信力
透過知識管理，政府單位能更有效地整合分散於各部門的資訊，從而妥善梳理並清晰呈現政策內容，促進資訊的公開性與透明度；同時，針對民眾需求或突發事件的回應也能更及時且有力，進一步提升公眾對政府的信任。
政府單位的知識管理需求
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提升資料透明度的同時，兼顧公眾隱私與敏感資料保護
政府部門需要在推動資訊公開與透明的同時，妥善保護公民的隱私及敏感資料，防止未經授權的資料洩漏或濫用，因此用以輔助之知識管理工具不僅需能有效整合資訊，還需具備完善的存取控制機制，以確保資料安全。 -
長時間保存文件和數據，滿足稽核和法律合規需求
政府部門的文件和數據保存期通常較企業更長，因涉及的資料需滿足各種法律、稽核及合規要求，如政策文件、預算報告或公共安全數據等資料，需長期保存並於必要時進行查閱、追溯。 -
業務範疇廣泛，資料量龐大且多樣性高
政府內部通常由多個部門組成，且各單位的業務範疇不同，涵蓋政策規劃、業務執行、管理督導、勾稽核實等多元領域；各部門間的數據格式、常用檔案形式與管理流程可能存在差異，多樣的需求使得統一管理的難度也有所提升。
政府單位知識管理升級解方 ── 新一代生成式AI知識管理系統
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支援多種常用檔案格式
包含Office、PDF 、CSV等等，不需額外花費太多心力進行轉檔處理，可應對政府內部多樣化數據格式的需求，有效解決跨部門整合困難。 -
具備檔案權限劃分機制
確保只有授權人員能夠存取、檢視特定檔案，降低機密資料洩露風險，滿足政府單位對敏感資料保護的嚴苛要求，並為跨部門合作提供安全的知識共享環境。 -
提供彈性的部署方式
政府單位可根據自身需求，選擇雲端平台服務或導入地端服務，也可以針對不同的任務，自由切換OpenAI GPT系列、Meta Llama系列、 國科會TAIDE模型、或者意藍經由大量本地語料調校而成的eLAND GOAT等多種大語言模型，滿足政府對多樣化應用場景的處理需求，同時提升系統效能，符合成本效益。 -
支援語意全文檢索
無需進行額外的資訊建立、分類或關鍵字標記，系統便能對檔案進行全範圍檢索，包含標題、內文、作者、建檔時間等資訊皆在搜尋範圍內，解決了龐大資料量下的搜尋困難。 -
支援易於使用的對話問答
使用者可以自然語言對文件知識點提問，系統會根據問題與相關參考資料，回傳彙整後的口語化回覆，讓非技術人員與高層主管能以直覺方式獲取知識，提升整體操作便利性與工作效率。
導入生成式AI知識管理系統的長遠影響
常見問題 FAQ
Q1：政府單位為何需要升級知識管理？對提升行政效能有什麼幫助？
A：升級知識管理能有效縮短資訊傳遞時間，並強化政策制定的「循證治理」能力。
政府肩負公共政策執行重責，透過知識整合與共享，能協助決策者在緊急事件發生時掌握即時且全面的資訊。此外，完善的知識管理能讓各部門回應民眾需求時更具一致性與即時性，進一步增強政府公信力。
Q2：公部門資料龐大且範疇廣泛，新一代 KM 系統如何解決整合困難？
A：系統支援多種檔案格式（如 Office、PDF、CSV）並提供全文檢索功能。
各部會常見的業務文件、預算報告或稽核數據，不需額外轉檔即可納入管理。透過 AI 的語意檢索技術，系統能自動對檔案標題、內文及作者資訊進行全範圍搜尋，解決了龐大資料量下「找得到、對得上」的搜尋痛點。
Q3：政府文件保存期長且涉及法律合規，AI 系統能滿足這些需求嗎？
A：可以，系統支援長時間的數據保存與追溯，符合稽核與法規合規要求。
公部門的文件（如公共安全數據、政策草案）涉及長期查閱需求。意藍的解決方案能穩定存儲巨量資料，並透過智能檢索讓數年前的決策脈絡能被快速喚醒與複用，確保行政過程具備完整的可解釋性。
Q4：導入生成式 AI 知識管理時，如何確保公民隱私與敏感資料不外洩？
A：透過「完善的檔案權限劃分」與「地端部署」實現資安保護。
系統具備嚴苛的存取控制機制，確保僅有獲得授權的人員能檢視特定機密檔案。此外，政府可選擇「地端服務」部署，讓所有運算與資料皆留存在內部環境中，防止敏感資料流向公有雲模型，符合國家資安標準。
Q5：非技術人員或高層主管也能輕鬆操作 AI 知識管理系統嗎？
A：可以，系統支援「自然語言對話問答」，操作體驗極為直覺。
使用者無需學習複雜的搜尋語法，只要以白話文提問（如：去年度減碳政策的執行進度？），系統便會根據內部文件彙整出條列式的口語回覆。這不僅減輕基層員工負擔，也讓高層能迅速獲取知識摘要，提升決策效率。
Q6：可以針對不同任務選用不同的 AI 大語言模型嗎？
A：可以，意藍提供彈性的模型切換機制，支援 OpenAI、TAIDE 或在地 eLAND GOAT 模型。
政府可根據任務的機敏程度與語境需求，自由選擇如國科會 TAIDE（針對繁中優化）或意藍自研的 eLAND GOAT。這種彈性不僅能滿足多樣化的應用場景，更能兼顧成本效益與系統效能。
Q7：AI Search for KM 如何解決「跨部會資訊孤島」的問題？
A：透過統一的知識管理平台，打破各部門間的資料格式與溝通門檻。
政府內部各單位業務分工細密，資料常分散於各處。AI Search for KM 能作為跨部會的知識共享中心，在確保安全權限的前提下，讓不同領域的公務人員能互通有無，活化先前累積的大量知識資產，促進跨部門協作。
