eKM 4.7

設計理念

為了協助企業與知識工作者快速地導入知識管理，eKM系統設計涵蓋了知識管理循環與工作知識流動兩大概念。知識管理循環包含了知識物件的定義、擷取、整合、分享、利用與創新；工作知識流動則強調知識工作者可在日常的工作中，利用親和的介面與標準的作業程序，將工作中的知識儲存在知識管理系統中，成為企業知識資產。


知識管理循環與工作知識流動是eKM系統設計的兩大基礎概念


「文件的生命週期」與「知識管理」

不同於其它的企業資產，「文件」並不是一個靜態的物件，具有一定的時效；也非單一個人的工作產出，可能有多位使用者、需要其它人的修改意見、甚至共同編修；會根據現實狀況或其它閱讀者的意見不斷進行修改；在新版文件產生後，舊版文件的留存也有助於未來的查閱、追蹤、稽核，甚至是復原 (rollback)。
這也就是「在眾多軟體中以文件管理最接近知識管理的觀念」的原因，由創造(create)、採擷(capture)、組織(organize)、截取(access)、使用(use)等不同階段，讓文件與知識呈現螺旋(spiral)狀成長。


「知識循環」，GartnerGroup, 1999年10月

以完整的文件管理，協助企業跨出知識管理的第一步

意藍科技認為文件管理是所有企業邁入知識管理領域重要的第一步，在eKM系統中設計了完整的文件生命週期管理功能。
由文件的發佈開始，以索引卡的方式建立文件摘要資訊，同時存放相關的文件檔案，並能設定開放權限；而閱讀者可以對現行文件進行評分、提供讀者意見、調閱先前的版本進行比對；具有權限的使用者可根據讀者的回饋再進行修改。如此反覆進行後，最終的完整版本可以透過「推薦／審核」的機制，將文件正式納為企業知識的一部份。企業的珍貴知識，能在這樣的程序中逐漸累積、進化，並且確保文件的品質與有效利用。

知識社群與專家黃頁，協助企業內部隱性知識的挖掘

利用完整的文件管理機制，除可有效的管理文件或知識外，更可協助資訊的擴散與分享（如文件訂閱、轉寄與讀者意見等）。但是企業內部仍然隱藏了許多潛在的知識在有經驗的同仁腦海中，因此透過知識社群的建立與經營，可以在社群互動的過程中，保留在知識工作者腦海中的專業知識或經驗。而專家黃頁的設計，則讓企業知識的來源 - 「人」，成為一般同仁可以尋找使用的「知識物件」。在遭遇問題時，可以透過專家履歷的資訊快速地詢問正確的人，得到所需的資訊，讓學有專長的知識工作者（專家），貢獻所長，加速知識的流通與企業運作，同時也有助於知識的利用與創新。

藉由工作知識流動保存企業流程知識

企業的運作是一連串程序與活動，知識活動與日常作業流程的深度結合，可讓企業內部的知識工作者可以更有效率地工作。
在結合過程中，每個工作者都有需要依循的準則或資訊。利用eKM系統，將文件範本提供給工作者做為參考，並透過知識分類方式，將工作程序以較有階層式的方式擺放，搭配文件審核流程機制，可將企業運作的流程（程序）知識蘊含在系統中。只要每個工作者將自己負責的部份完成，機制與系統自然會協助將整個過程中的知識資產保留下來，而整個運作的過程就是企業運作的流程知識。

產品特色

一次選擇 三 個 No.1

eKM系列產品蟬聯資策會第十屆(2005年)、第十一屆(2007年)「IT Best Choice」知識管理類第一名，系統效能深獲專業資訊人員肯定。eKM4.7更採用國內BPM領導品牌華苓科技的Agentflow流程引擎，並整合中文全文檢索龍頭廠商龍捲風科技的IRMS搜尋引擎，滿足使用者在文件審核流程上的彈性需求，同時強化全文搜尋的精準性與效能。


eKM4.7集合三個No.1，提供企業客戶最佳知識管理平台

完整涵蓋企業知識管理生命週期

eKM4.7是一套完整涵蓋企業知識管理生命週期的知識管理平台，為了協助企業與知識工作者快速地導入知識管理，eKM系統設計涵蓋了知識管理循環與工作知識流動兩大概念。

知識管理循環包含了知識物件的定義、擷取、整合、分享、利用與創新；工作知識流動則強調知識工作者在日常的工作中，利用親和的介面與標準的作業程序，將工作中的知識儲存在知識管理系統中，成為企業知識資產。

  • 多樣的知識來源
    涵蓋多種知識來源，不僅管理電子檔案，同時將隱性知識、紙本文件都納入管理範疇
  • 多元化的知識呈現
    更多元及智慧化的知識呈現方式，協助使用者更有效率地找到所需知識
  • 嚴謹的管控機制
    彈性的文件審核、完整的文件生命週期管理與權限控管機制，保障文件品質
  • 友善的使用介面
    採用入口網站平台與友善的使用者介面，同仁學習快速，容易上手
  • 快速的導入工具
    獨創eKM Consultant Tool，迅速建立文件資料與分類樹，大幅縮減初次導入平台的時間與人力

產品功能


個人化首頁～一手掌握知識脈動

  1. 個人化Portal介面，可利用拖曳框架的方式自由調整顯示位置
  2. 可訂閱系統內部主要功能資訊，如最新文件、最新FAQ、熱門文件等
  3. 可訂閱符合 RSS 1.0 或 RSS 2.0 之外部資訊
  4. 可訂閱個人所需的文件分類，快速檢視個人所關注的文件
  5. 不限制RSS訂閱之筆數，可訂閱、編輯、隱藏、刪除或是設定個別RSS資訊框架內顯示資料的筆數
  6. 管理者可統一發佈和維護公眾超連結與子系統的選單

個人知識書籤～提供個人化的快捷列設定功能

  1. 可將系統內部的知識文件按照個人喜好進行分類
  2. 可納入外部網站連結，作為個人知識管理之應用

文件中心～完善的權限控管與版本控制，並配合視覺化的樹狀目錄瀏覽，一次滿足所有知識文件管理的需求

  1. 提供文件分類權限控管，可依企業需求設定為集中式管理或分權管理，還能針對分類、文件本身進行權限設定，權限對象可設定為部門、群組與個人
  2. 多維度瀏覽模式，可依企業需求自定文件分類，如依照企業核心功能訂定分類方式或採用專案任務導向訂定分類。系統預設提供文件分類、部門、文件型式三種瀏覽方式，企業可依需求再自訂其它維度分類
  3. 彈性的自訂索引卡欄位功能，可依需求自訂所需欄位類型如文字方框、下拉式選單、勾選方格等，保存企業內部各類文件的Metadata
  4. 同時處理Metadata與附件，可夾附單一主檔與多個次要附檔
  5. 採用自動摘要、自動關鍵字功能，可快速將主檔中的內容摘要出來，並提供文件知識地圖功能
  6. 支援關聯文件的設定，讓使用者系統化地掌握相關知識
  7. 提供多維度索引卡檢索功能，提升知識檢索的精準度
  8. 提供文件生命週期管控機制，包括文件新增、修訂、廢止，並提供文件盤點與版本控制功能
  9. 可藉由推薦審核建立「典範文件」，並在Portal首頁推廣這份知識文件
  10. 以文件使用記錄機制，詳細記錄系統上點閱、下載、刪除等操作文件的行為，做為查核同仁使用知識管理系統的控管依據
  11. 可搭配文件安控模組，做更高等級的安全控管
  12. 提供知識文件批次匯入功能

彈性流程審核～可滿足文件管理所需之審核管控

  1. 可讓知識文件的制定、修訂、調閱、作廢皆受企業管控
  2. 可依個別文件分類設定是否需要跑審核流程，包括新增文件流程與改版文件流程，讓文件管制更具彈性
  3. 採用業界最強大的BPM流程引擎，支援串簽、會簽等流程功能，並提供臨時會辦、循序簽核等國內企業常見的簽核機制
  4. 提供抽單與代理人機制

FAQ中心～工作知識擷取、儲存、再利用，提昇工作效率和品質

  1. 整理、儲存、備忘、查詢工作上常用且無法組織化的工作資訊和知識，有效提升工作效率
  2. 藉由使用者和專家間的互動與提問機制，有效針對工作需要來擷取、累積、分類隱性的工作知識
  3. FAQ分類可設定權限管控，對的資訊只會讓對的人取得

專家黃頁～建構企業專家資料庫，打通企業內部人脈網，提高專家價值

  1. 以人為中心，建立人才基本訊息與專長資料，並可由管理者指定為專家，使專家成為企業核心知識資產的一部份
  2. 結合「FAQ中心」以及專家過往的發表記錄，提升專家關聯知識的廣度和可參考性
  3. 可由FAQ知識物件找到專家，或是由專家找到自己所需要的工作知識，建立知識關聯應用機制

社群中心～成立知識社群，挖掘企業隱性知識

  1. 各版面可自訂成員、設定開放類型
  2. 配合企業內專業的知識社群的運作，挖掘出企業的隱性知識
  3. 藉由隱性知識的挖掘與傳遞，提昇知識工作者的工作效能和決策品質

搜尋引擎～協助使用者快速找尋您所需要的資訊與知識

  1. 整合中文搜尋的領導品牌－龍捲風搜尋引擎，提供100％中文智慧全文檢索：加強發音校正與拼字容錯等中文智慧處理功能，讓包含在檔案中的資訊均能被正確的檢索
  2. 支援檢索Word、Excel、PowerPoint、PDF…等格式檔案
  3. 更快速的查詢效果，藉由分類搜尋機制，使用者查詢出來的結果可分門別類地標示包含的文件數量，讓使用者更快速地找到所需的文件



系統需求


用戶端 伺服器
瀏覽器：Internet Explorer 6.0、7.0
CPU： P4 以上
RAM ： 512MB以上 		作業系統：Windows2000 Server以上
資料庫：MS-SQL2000 Sp4以上、Oracle9i以上
Office 2003以上（購買安控模組，需自動轉檔成PDF才需要）
CPU： 建議P4-2G以上
RAM ： 2G 以上，建議4G

線上試用


為了讓您對功能強大的eKM有更深入的認識，意藍科技提供eKM Demo Site供您試用，為確保審核通過，請您先正確填寫以下資訊：

若您已經有試用帳號，請 登入試用

FAQ

　eKM需要的系統建議？
用戶端 伺服器

瀏覽器：Internet Explorer 6.0、7.0
CPU： P4 以上
RAM ： 512MB以上

作業系統：Windows2000 Server以上
資料庫：MS-SQL2000 Sp4以上、Oracle9i以上
Office 2003以上（購買安控模組，需自動轉檔成PDF才需要）
CPU： 建議P4-2G以上
RAM ： 2G 以上，建議4G以上
　eKM系統有提供全文檢索嗎？可以支援的格式有那些？

有，eKM系統整合了龍捲風搜尋引擎，可針對文件附檔進行全文檢索，支援Word、Excel、PowerPoint、PDF、TXT等常見文件格式。
　使用全文檢索會不會一下找到太多資料？

一般使用全文檢索，往往會找到太多資料，讓使用者不知從何看起。但eKM系統透過分類檢索顯示功能，可以將使用者搜尋完的結果，依照模組與分類資料夾顯示，使用者可以依照自己的需求，再點選分類篩選查詢出來的結果。此外，使用者在搜尋時也可以透過多個關鍵字（And）進行搜尋，並在搜尋結果中用新的關鍵字，再進一步縮小搜尋範圍。
　公司內部有許多既有的檔案，eKM系統也能夠管理嗎？

一般來說，企業內部多半會有許多非結構化的資料（檔案），置放於檔案伺服器中或網路硬碟。eKM系統提供兩種方式，協助企業將現有的檔案快速地納入eKM系統中做管理。

  1. 使用批次上傳功能：您可以將需要上傳的檔案或資料夾結構壓縮成ZIP檔上傳到eKM系統中，eKM系統會自動產生對應的文件分類與文件
  2. 使用eKM CT（Consultant Tools）：若您已經有利用Excel記錄在網路硬碟上的各檔案名稱、作者、日期、說明等資訊（最常見的就是文件一覽表），您可以透過我們的CT工具，利用拖拉對應的方式將Excel中特定的欄位資訊，對應到eKM系統中的文件索引卡欄位，並將Excel中所指定的檔案，快速複製到系統中。
　eKM系統是否只能拿來管理文件？

eKM系統是全方位的知識管理平台，除了強大的文件管理功能外，還提供了典範文件功能，可將具有知識價值的檔案設定為典範。另外更有知識社群、專家黃頁與FAQ中心，可以將企業內部的隱性知識保留下來，並且將企業內部的「專家」也視為知識物件，利用與同仁們的互動將企業內部的知識擴散出去。
　我可以將公司內的各類文件都利用eKM系統來管嗎？

可以的，eKM系統提供自訂文件索引卡欄位的功能，不同的文件可以使用不同的欄位，如合約文件，就可以要求使用者填寫【合約對象】、【合約金額】、【合約簽訂日】等欄位，利用eKM彈性管理。因此您可以將公司內部的研發設計文件、ISO文件、內部控管文件等資料放入eKM中進行管理。
　我們公司內有許多的紙本文件，像是公文、合約、報價單等資料，也可以用eKM來管嗎？

可以的，除了可以將電子檔案納入eKM系統中管理，您也可以將公司內部的紙本文件掃描成電子數位檔案上傳到系統。常見的作法是，您可以利用MFP（多功能事務機）將紙本的文件輸出成可辨識文字的電子檔，使用eKM的紙本電子化解決方案，快速地將這些檔案輸出到eKM的文件分類下，進行集中的管理，讓一般使用者可以在集中的知識入口網站中搜尋到所需的紙本文件，避免公司分佈多點調閱文件的不易。

此外，透過eKM的紙本電子化解決方案中所採用的龍捲風【搜文通】技術，可以大幅增加經過掃描後利用OCR辨識出文字的檢出率 。

一般中文OCR的文件，會有許多辨識錯誤的問題，如下表所示

利用龍捲風科技的CharSearch技術，透過字形容錯(形相似)、字詞容錯(位置關係相似)與同時考慮字與詞的錯誤問題機制，即使OCR辨識錯誤的資料，也能被正確地尋找出來。因此，企業內部的紙本文件可以快速地透過我們的解決方案，納入eKM系統中管理，不再有資料找不到的問題，就算是中文辨識錯誤，我們一樣可以讓您的資料正確快速地被搜尋到。
　eKM系統中有提供文件審核流程的機制嗎？

有的，eKM系統整合了華苓科技的Agentflow流程引擎，您可以透過eKM系統提供的Web-based的線上流程編輯工具，設計文件新增、修改、作廢流程，可支援單關單人（串簽）、單關多人（會簽），設定駁回關卡。審核者可於審核過程中臨時加會其他人，或依照個人需要，設定單一代理或特定期間代理。
　eKM系統中有提供文件安控的機制嗎？

有的，若您對文件安控有需求，可以選購我們的資安解決方案。搭配eKM安控模組，使用者僅需上傳一般的OFFICE檔案，系統將自動轉換成加密的PDF檔。一般使用者使用時，僅能線上閱讀加密過的PDF檔，或下載無法列印的加密PDF檔。利用我們的線上檢視工具，使用者在線上閱讀檔案時，將無法從用戶端的電腦取得暫存檔予以複製，也就是說不會有檔案被複製的危險。除此之外，使用者在使用加密的PDF檔時，系統會自動產生浮水印，記錄使用者帳號與時間，防止使用者不當的竊取機密（如使用數位相機或抓圖軟體）。
　什麼是專家黃頁？

在企業中，「人」是所有產出知識的根源，而專家則是企業內傳播與搜尋知識最快的途逕，因此透過專家黃頁的設計，公司內部的同仁可以很快地尋找具有特定專長或經驗的專家，了解專家的專長外，更可了解專家在社群中或系統中所產生的隱性或顯性的知識。專家為文件的生產者，掌握專家的相關動態資訊，可以更明確地追蹤使用者感興趣或切身相關的知識脈動。

Calvin是LED方面知識領域的專家，產出的相關文件都極具好評及參考價值，使用者可以在他的專家黃頁中，即時了解他在討論區中與其他人的知識交流的腦力激盪過程，加深使用者的參與度及隱性知識的感染力。
　eKM使用什麼語言開發？

eKM系統使用JAVA技術開發，在伺服器使用的平台上更為彈性。在使用者端的Web界面則僅需IE6.0以上瀏覽器即可使用。
　未來使用者增加之後，是否有擴充性的設計？

由於eKM系統是分散式3-tier架構，您也可以考慮將資料庫、Application Server及eKM Server分別安裝於不同的主機上，分散負載量。
　eKM有哪些保固維護服務？

自購買日起，提供一年的保固服務，產品保固為一年，保固範圍為Support（技術諮詢、技術問題回覆）、Maintenance（Bug修復、Patch更新）。維護合約一年費用為該產品定價的20%。
　若因人員增加時，而要升級授權人數時，是否隨即可以進行，而不會影響原系統之任何運作與已經建立之資料庫內容等？

您僅需取得新授權人數的序號後進行序號檔的置換即可，不會影響原本系統內的資料。
　我要如何知道我們公司購買的eKM系統版本為何？

請點選eKM系統首頁下方的「關於eKM」連結即可。
　eKM系統可以支援多國語言嗎？

eKM系統採用多國語系架構開發，以Unicode的方式開發，目前支援繁體、簡體中文版。
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